Pourquoi utiliser une GED dans sa PME

Gestion electonique de documents-

Les entreprises d’aujourd’hui travaillent dans des délais serrés, certains employés étant sur place et d’autres travaillant à distance. Il est donc plus important que jamais pour les entreprises de trouver des moyens efficaces de numériser les documents papier et de les gérer efficacement.

Il est difficile de savoir quand apporter les mises à jour nécessaires à votre stratégie de gestion des documents. Mais vous pouvez aider vos employés et votre organisation en en apprenant davantage sur la gestion électronique des documents et sur ce qu’elle peut faire pour dynamiser votre entreprise.

Qu’est-ce qu’un système de gestion électronique de documents (GED) ?

Un système de gestion électronique de documents (GED) est un outil électronique très structuré et robuste qui gère l’ensemble des documents utilisés par une entreprise. Un SGED fait passer la stratégie de gestion des documents au niveau supérieur, en convertissant les fichiers papier en format électronique et en centralisant le flux de documents d’une organisation.

Au minimum, une GED doit améliorer les flux de travail grâce à certaines fonctions d’automatisation et à la possibilité de numériser facilement les documents papier. Grâce à ces capacités, une organisation peut obtenir un flux d’informations unique et cohérent qui améliore tout, de la collaboration et la communication à la conformité réglementaire.

Les entreprises de toutes les industries et de tous les secteurs, tels que les soins de santé, le gouvernement et la finance, comptent sur une solution de gestion électronique des documents solide pour localiser, stocker et gérer les documents. Parmi ces documents, citons :

  • les factures des comptes fournisseurs
  • les documents relatifs à la paie et aux impôts des employés
  • les bons de commande
  • les reçus de marchandises
  • Accords et contrats
  • Correspondance à trois voies

Avantages d’un système de gestion électronique de documents

Investir dans un système de gestion électronique des documents présente de nombreux avantages, quel que soit le secteur d’activité. En voici quelques-uns :

Vous aide à rester organisé

Un système de gestion électronique de documents crée des espaces numériques clairs et ordonnés pour les documents qui couvrent toute la gamme des opérations, depuis les formulaires quotidiens, comme le dernier lot de factures à payer, jusqu’aux documents moins utilisés, mais néanmoins essentiels, comme les contrats annuels avec les fournisseurs.

Cette organisation se répercute également sur d’autres processus, comme la gestion des audits. L’utilisation d’un système de documents électroniques crée une architecture d’archivage qui facilite les audits en donnant à votre équipe un accès instantané aux audits précédents et à d’autres documents nécessaires qu’elle aurait autrement passé des jours ou plus à chercher.

Facilite une meilleure collaboration

Les départements de votre entreprise n’existent pas en vase clos : vous avez besoin d’une collaboration solide au sein des départements et entre eux. Si les employés doivent pouvoir accéder à des informations fiscales personnelles importantes, par exemple, votre service des ressources humaines doit pouvoir partager ces fichiers sans problème.

Un système de gestion électronique des documents permet à chacun de trouver et de partager rapidement les documents. L’organisation accrue conduit à une meilleure communication et collaboration.

Maintien de la sécurité des documents essentiels

Avec un système de gestion de documents obsolète, vous risquez de ne pas vous conformer aux exigences de sécurité réglementaires de votre secteur. Par exemple, les organisations opérant dans le secteur de la santé doivent se conformer à la réglementation HIPAA pour protéger les informations confidentielles des patients. Et les entreprises qui s’adressent à des clients européens doivent rester conformes au GDPR.

À ce titre, il est important de s’assurer que votre système peut traiter et stocker correctement tout document sensible et confidentiel lié aux clients, aux employés, aux parties prenantes et même à votre propriété intellectuelle. Cela signifie que vous devez être en mesure de déterminer qui peut accéder à certains fichiers et les partager. Un système de gestion électronique des documents vous donne ce contrôle, en permettant un suivi complet de chaque document, y compris de ceux qui le consultent ou le révisent.

Gain de temps

L’organisation et la collaboration accrues qu’offre un SGED ne facilitent pas seulement le travail des employés et de la direction, elles font gagner beaucoup de temps à tous.

Avec tous vos fichiers sous forme numérique, personne n’a besoin de quitter son ordinateur pour chercher et trouver les fichiers dont il a besoin. Grâce à un système de gestion des documents électroniques détaillé, facile à utiliser et doté d’une fonction de recherche performante, les employés peuvent trouver le bon document en quelques instants, voire moins.

Économies d’argent

Après avoir passé en revue la liste des avantages présentés jusqu’ici, vous remarquerez peut-être qu’ils ont tous quelque chose en commun : ils conduisent tous à des économies financières.

L’utilisation d’un système de gestion électronique des documents ne vous permet pas seulement de réaliser des économies dans les opérations quotidiennes, elle libère également des ressources au fil du temps et peut vous aider à gagner de nouveaux clients et des investisseurs impressionnés par votre efficacité.

Enfin, vous n’avez plus à vous soucier des documents égarés, comme les factures des fournisseurs ou les paiements des clients, qui sont directement liés à vos opérations financières. Grâce à ces documents stockés en toute sécurité et facilement accessibles, vous pouvez vous assurer que les fonds entrants sont toujours à jour et que les paiements sortants sont effectués à temps, voire en avance, ce qui vous permet d’éviter les frais de retard et de bénéficier de remises pour paiement anticipé de la part de vos fournisseurs.

Voir ce site https://evok.com/fr/m-files/ qui vous permettra d’en savoir plus sur la gestion électronique des documents.

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